Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt und betrifft zunächst nur bestimmte Arten von Unternehmen und Geschäftstransaktionen. Die Hauptbetroffenen sind:

1. Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber Rechnungen stellen: Wenn Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber wie Ministerien, Kommunen, Landesregierungen oder andere staatliche Stellen verkauft, müssen Sie künftig E-Rechnungen verwenden. Dies gilt sowohl für Lieferanten auf Bundes-, Landes- als auch Kommunalebene. Seit November 2020 gilt die E-Rechnungspflicht bereits für Rechnungen an Bundesbehörden.

2. Unternehmen im B2G-Bereich (Business-to-Government): Unternehmen, die in der öffentlichen Beschaffung tätig sind, d. h. Verträge mit öffentlichen Institutionen oder staatlichen Auftraggebern haben, müssen ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Diese Regelung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.

3. Rechnungssteller, die Verträge mit staatlichen Institutionen haben: Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt für jede Art von Vertrag mit staatlichen Stellen, sei es ein Liefervertrag, Dienstleistungsvertrag oder Bauauftrag.

4. Bald auch B2B-Unternehmen (Business-to-Business): In vielen Ländern der EU wird die E-Rechnungspflicht mittelfristig auch auf den B2B-Sektor ausgeweitet. Unternehmen, die untereinander Rechnungen austauschen, könnten in naher Zukunft ebenfalls verpflichtet sein, ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Deutschland plant bereits, ab 2025 die E-Rechnung auch im B2B-Bereich verpflichtend einzuführen.